- Moderator: Moderator bertugas membuka, memperkenalkan pemrasaran dan notulis, membacakan tata tertib, mengarahkan dan mengatur arus pembicaraan, menyampiakn kesimpulan, serta menutup diskusi.Notulis: Notulis bertugas mencatat hal-hal penting dalam diskusi baik teknis maupun materi pembicaraan.Peserta: Peserta bertugas mengikuti kegiatan diskusi secara aktif, bukan sebatas pendengar belaka, melainkan bisa juga memberikan tanggapan, pertanyaan, dan lain-lain. Pemakalah/Penyaji: Penyaji bertugas menjelaskan isi permasalahan yang telah dipersiapkan sebelumnya dalam bentuk makalah.
- Banquet merupakan bentuk paling mewah dari sebuah function. Selain penggunaan ruang dan personel hotel, juga menggunakan peralatan dan perabot yang banyak dari operasional hotel biasanya.
- Buffet adalah function yang makanannya dihidangkan secara prasmanan.
- Cocktail Party adalah function yang dilakukan hanya 1-2 jam saja. Pelaksanaan Cocktail Party tidak menyediakan meja dan kursi. Hanya beberapa meja ditempatkan di sudut-sudut untuk meletakan piring-piring kotor.
- Barbeque adalah function yang makanannya dihidangkan dengan teknik baker (grill).
- Plenary Lecture (sidang pleno, paripurna), yaitu acara ilmiah yang dipresentasikan oleh seorang pembicara tunggal dan dihadiri oleh seluruh peserta serta tidak ada acara ilmiah lain pada saat bersamaan.
- Symposia (simposium) yaitu acara-acara ilmiah yang dipresentasikan oleh beberapa pembicara berkenaan dengan topik-topik pokok yang ditentukan oleh panitia. Beberapa Symposium dilakukan secara bersamaan maka sering juga disebut Paralel Symposium.
- Oral Free Paper (makalah bebas) merupakan kesempatan yang diberikan kepada peserta secara umum untuk menyajikan hasil riset atau pengalaman yang berkaitan dengan topik-topik yang ditentukan panitia.
- Poster Session yaitu makalah bebas yang disajikan lewat poster. Poster Session kadang kala disebut scientific exhibition (paper ilmiah).
- Forum yaitu diskusi yang umumnya dipandu oleh seorang penulis/penyaji.
- Congress yaitu acara ilmiah yang banyak mengajak peserta congress berdiskusi/ tanya jawab yang umumnya digunakan untuk menunjuk/menentukan badan legislative
- Santiaji: Pertemuan yang diselenggarakan untuk memberikan pengarahan singkat menjalang pelaksanaan kegiatan.
- Muktamar: Pertemuan para wakil organisasi mengambil keputusan mengenai suatu masalah yang dihadapi bersama.
- Rapat Umum (Massa Meeting): Secara umum, artinya semua orang baik pria maupun wanita, pemuda, pelajar, petani, buruh dll. Tempatnya distadion, lapangan atau alun-alun. Terbuka untuk umum, Undangan sekian ratus ribu orang hanya melalui siaran-siaran keliling, radio, dsb.
- Rapat umum terbatas: Secara umum tempatnya dalam ruangan, terbatas menurut kemampuan ruangan itu menampung pengunjung. Sebagian besar dengan undangan.
- Rapat Intern: Adalah rapat yang hanya dihadiri oleh warga atau anggota-anggotanya sendiri. Misalnya rapat Intern dari partai A, partai B, perkumpulan Koperasi A, B, dst.
- Rapat Ekstern: Adalah rapat yang diadakan oleh sesuatu organisasi dengan mengundang organisasi lain.
- Sidang: Yang disebut sidang adalah pertemuan antara pengurus atau antara pengurus dan seluruh anggota, untuk membicarakan sesuatu, kemudian diambilnya suatu keputusan yang dimufakati bersama. Dengan demikian, istilah sidang adalah bagi sesuatu lembaga yang mengadakan musyawarah untuk mencapai keputusan. Dus dibidang legeslatip. Sidang pleno, adalah sidang lengkap dengan seluruh anggota dan anggota pengurus lengkap. lstilah sidang pleno kini kebanyakan disalin dengan istilah sidang paripurna. Dengan istilah sidang adalah bermusyawarah mencapai mufakat, yang lazim menggunakan istilah “sidang” tsb. adalah Lembaga yang merupakan Dewan. seperti DPR, Dewan Partai, dlsb.
- Musyawarah: Adalah indentik dengan sidang. Dan sejalan dengan
pengetrapan Demokrasi Pancasila, maka kita lebih cenderung untuk- menggunakan
istilah musyawarah daripada istilah sidang. Musyawarah lebih dijiwai oleh
semangat kekeluargaan dan putusan sejauh mungkin diambil dengan jalan
musyawarah untuk mufakat bersama. Berbeda sedikit dengan sidang, dimana masih
terbukanya ketentuan formal adanya suarayang terbanyak menjadi menang.
- Diskusi Panel: Diskusi yang dilangsungkan oleh panelis (peserta diskusi panel) dan disaksikan/dihadiri oleh beberapa pendengar, serta diatur oleh seorang moderator.
- Diskusi Kelompok: Penyelesaian masalah dengan melibat kan kelompok-kelompok kecil.
- Incentive Travel Programme: Pertemuan yang diselenggarakan oleh perusahaan besar dengan pesertanya adalah karyawan atau dealer khusus dari perusahaan tersebut yang dianggap telah memajukan perusahaan tersebut. Program semacam ini juga sering disebut sebagai “ Motivational Travel Programmes “.
- Company/Corporate Event: Merupakan suatu pertemuan yang pada umumnya berupa rapat pertemuan anggota direksi (Board Meeting), Sales Seminars, Sales Conference atau Divisional Conference. Rapat kerja departemen-departemen pemerintah dapat juga digolongkan ke dalam event ini.
- Trade Fair/Exhibition: Adalah suatu pameran yang dapat diselenggarakan, baik secara nasional seperti Jakarta fair, secara regional seperti ASEAN fair maupun secara internasional Osaka fair, Hanover fair dan Leipzig internasional fair.
- Pameran Tetap (Permanent Exhibition): Pameran yang menyajikan karya-karya koleksi Galeri Nasional Indonesia secara periodik yang ditata berdasarkan konsep kuratorial dan diselenggarakan oleh Galeri Nasional Indonesia. Waktu penyelenggraan Pameran Tetap berlangsung minimal 1 kali dalam satu tahun
- Pameran Temporer (Temporary Exhibition): Pameran tunggal atau pameran bersama yang menyajikan karya-karya seni rupa dalam jangka waktu tertentu yang diselenggarakan oleh Galeri Nasional Indonesia atau kerjasama dengan pihak lain. Waktu penyelenggaraan Pameran Temporer berlangsung minimal selama 10 hari, maksimal berlangsung selama 30 hari.
- Pameran Keliling (Traveling Exhibition): Pameran yang menyajikan karya-karya koleksi Galeri Nasional Indonesia maupun karya di luar koleksi Galeri Nasional Indonesia ke berbagai daerah di Indonesia dan atau di luar negeri yang diselenggarakan oleh Galeri Nasional Indonesia atau kerjasama dengan pihak lain. Waktu penyelenggaraan Pameran Keliling minimal berlangsung selama 10 hari.
-
Association Convention: Konvensi yang pada umumnya diselenggarakan oleh suatu organisasi profesi baik untuk tingkat nasional, regional maupun tingkat internasional. Adapun contohnya meliputi :
- Pertemuan dari Ikatan Ahli Penyakit Dalam se-Asia Fasifik
- Pertemuan dari Assosiasi LNG sedunia
- Pertemuan dari Ikatan Dokter se-Indonesia
- RSPO (Roundtable of Sustainable Palm Oil) secara harfiah memiliki arti sebagai suatu konferensi atau perundingan (roundtable) para stakesholder untuk menciptakan perkebunan kelapa sawit yang berkelanjutan/lestari (sustainable palm oil).
Secara umum ruangan untuk menyelenggarakan rapat (meeting), bonus perjalanan (incentive), pertemuan (convention), pameran (exhibition) disebut Function Room. Sesuai fungsinya, Function Room dapat juga dikelompokkan menjadi:
- Banquet Room: Banquet room mempunyai kapasitas yang cukup banyak, umumnya memiliki kapasitas kursi diatas 50 kursi, 100 kursi, 200 kursi bahkan bisa 1000 kursi., peralatan dan dekorasi yang digunakan akan sesuai dengan permintaan tamu dan event/function yang akan berlangsung oleh sebab itu tenaga yang menanganinya lebih banyak dan profesional, jika acara yang berlangsung sangat besar, hotel akan memerlukan tenaga tambahan untuk kelancaran acara dengan cara menggunakan tenaga kerja harian (daily worker).
- Ballroom, yaitu ruangan yang digunakan untuk penyelenggaraan acara yang disertai dengan kegiatan menari (dance).
- Meeting Room memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Kapasitas ruangan dibawah 50 orang
- Peralatan yang digunakan relative sedikit dan sederhana
- Penanganan didalam pelayanannya tidak memerlukan tenaga yang banyak namun juga profesional
- Untuk menjaga kebersihannya meeting room dibawah tanggung jawab housekeeping departement, yaitu dibawah public area section, dan orang yang bertugas disini disebut public area attendant/houseman.
- Media Center, ruangan/pusat persiapan, pengadaan dan penyimpanan peralatan yang digunakan untuk keperluan dokumentasi.
- Sekretariat Room, yaitu ruang panitia/sekretariat peserta rapat untuk berdiskusi dan mengawasi jalannya rapat.
LAYOUT RUANG KONVENSI
- Bentuk U/Tapal Kuda merupakan bentuk yang paling sering digunakan untuk mempersiapkan rapat/seminar dengan dua arah komunikasi.
- Double U-Shape: Double U -Shape sama seperti U-shape tapi terdapat tambahan beberapa meja di belakang meja bagian tengah untuk keperluan dokumentasi dan observer meeting.
- Block Table: Block table style adalah tipe ruang / style ruang meeting yang cocok untuk membahas suatu project antara anda dan kolega bisnis. Maksimal peserta meeting block table agar nyaman adalah 10 dengan perincian @5 disisi kiri dan kanan tanpa head table jika membahas suatu project dengan kolega bisnis untuk menghormati kolega bisnis dan dengan head table untuk internal meeting perusahaan.
- Bentuk Parlemen digunakan untuk mempersiapkan kegiatan konferenssi atau kongres.
- Bentuk Theatre digunakan untuk menyiapkan ruang rapat/seminar dengan dua arah komunikasi dalam jumlah peserta banyak sehingga dapat menghemat ruang.
- Bentuk Bulat/Oval digunakan untuk kegiatan rapat dalam jumlah kecil/pribadi.
- Bentuk Huruf E banyak digunakan untuk bentuk diskusi, forum dan training.
- Bentuk Huruf T banyak digunakan untuk kegiatan mode show, konser, dan kegiatan hiburan lainnya.
- Bentuk Bintang digunakan untuk kegiatan promosi atau presentasi produk.
- Board Room: Board room adalah tipe ruang meeting meja persegi empat. Peserta meeting berada di setiap sisi meja meeting. Maksimal untuk jenis meeting style ini up to 20 peserta dan mungkin ruang meeting jenis ini hanya ada di hotel-hotel besar saja.
- Bilateral: Bilateral mirip seperti huruf 11 dan peserta meeting hanya ada di sisi kanan dan kiri saja. Maksimal peserta untuk bilateral meeting style ini up to 20 peserta karena kalau lebih dari itu akan ruang meeting akan panjang dan akan banyak tempat terbuang.
ALAT-ALAT PENUNJANG KONVENSI
- Microphone atau sering ditulis mikropon adalah suatu alat yang dapat mengubah getaran suara menjadi getaran listrik yang biasa digunakan dalam rapat/seminar.
- Metal Detector/Body Scanner adalah alat yang digunakan untuk menjamin keamanan semua peserta konvensi dari logam-logam berbahaya (senjata tajam, senjata api, atau bom), terutama untuk konvensi yang berskala nasional dan internasional dan melibatkan tamu-tamu penting (VIP/VVIP).
- Kabel Perpanjangan/USB Extender atau sering juga disebut USB Extension adalah upaya menghubungkan atau menyambungkan kabel USB dengan kabel UTP/LAN agar mendapatkan arus dan kecepatan data yang sesuai dan stabil.
- Trolly, yaitu alat bantu yang digunakan untuk memudahkan dalam memindahkan barang-barang, baik milik para peserta rapat maupun panitia.
- Name Badges/Name Tag adalah tanda pengenal bagi seluruh peserta (termasuk panitia) konvensi yang digunakan sebagai tanda pengenal selama konvensi berlangsung.
- Goody Bag, tas kecil (handbag) yang biasanya berisi souvenir untuk para peserta konvensi dan merupakan ciri khas dari konvensi/host country tempat konvensi itu dilaksanakan.
- Flipchart adalah lembaran-lembaran kertas yang membentuk album atau kelender yang berukuran 50x75cm, atau ukuran yang lebih kecil 21x28cm sebagai flipbook yang disusun dalam urutan yang diikat pada bagian atasnya.
-
Kamera dengan kualitas HD akan memungkinkan pengguna untuk menangkap setiap detail dari orang lain yang berpartisipasi dalam konferensi virtual.
 | |
| Salah satu suasana ruang pesta |
 | ||
| Water Goblet, alat tambahan yang biasa disiapkan saat rapat/ seminar bersama air minum. |
 |
| Microphone, alat penunjang audio saat rapat/seminar. |
 |
| Penataan meja dan kursi untuk rapat/seminar |
Sumber: Marlina, Erna. 2010. Modul Housekeeping Untuk SMK. Jakarta: Yudhistira
- Silver ware/Table ware peralatan makan yang dibuat dari logam yang dilapisi perak atau stainless steel. Contoh:
- Demitasse spoon : sendok untuk kopi atau selai
- Tea spoon : sendok teh
- Ice cream spoon : sendok ice cream
- Long spoon : sendok es the/kopi
- Mellon spoon : sendok untuk makan melon
- Bouillon spoon : sendok sup encer
- Onion soup spoon : sendok sup kental
- Dessert spoon : sendok untuk menyantap hidangan penutup(dessert)
- Dinner spoon : sendok makan besar, biasanya dipergunakan untuk mengambil makanan sebagai pengganti serving spoon
- Serving spoon : sendok makan besar untuk penyajian makanan, memindahkan makanan ke piring tamu, biasanyan berpasangan dengan serving fork
- Grape fruit spoon : sendok untuk makan belahan buah anggur
- Sugar ladle : sendok gula
- Sauce ladle : sendok untuk mengambil saus
- Soup ladle : sendok besar bertangkai bengkok untuk mengambil soup tureen
- Punch ladle : sendok besar bertangkai panjang, bengkok, untuk mengambil es campur(fruit punch). Tempatnya disebut punch bowl
- Caviar knife : pisau untuk mengoles atau meratakan cavier pada roti panggang
- Pastry knife : pisau untuk memotong pastry diatas trolley(kereta dorong)
- Cheese knife : pisau untuk memotong dan memakan keju
- Fruit knife/fork : pisau/garpu untuk makan buah potong
- Dessert knife/fork : pisau/garpu untuk makan hidangan pembuka maupun penutup
- Fish knife/fork : pisau/garpu untuk makan hidangan ikan. Bagian tajam dari pisau ini tumpul dan tebal dengan ujung yang runcing
- Dinner knife/fork : pisau/garpu untuk menyantap hidangan utama
- Steak knife/dinner fork : pisau/garpu untuk menyantap hidangan steak, sirloin steak, t-bone steak
- Fish carving knife/fork : pisau/garpu untuk memotong hidangan ikan yang berukuran besar dan masih utuh.
- Meat carving knife/fork : pisau/garpu untuk memotong daging
- Cake tong’s : jepitan untuk mengambil kue
- Ice tong’s : jepitan untuk mengambil es batu, umumnya dipergunakan dibar/tempat menjual minuman dingin
- Eggs stand : tempat untuk menyajikan telur rebus di restoran
- Cake stand : tempat untuk menyajikan kue ulang tahun
- Cake knife : pisau panjang untuk memotong kue ulangtahun
- Sugar bowl : tempat untuk menempatkan gula yang berada di atas meja makan
- Finger bowl : tempat untuk mencuci tangan yang diletakkan di atas meja makan
- Butter bowl : tempat mentega yang diletakan diatas meja makan
- Supreme bowl : tempat untuk menyajikan shrimp cocktail, ice cream di dalam kamar
- Cream pitcher/ creamer : tempat untuk menyajikan krim kopi
- Water pitcher : poci besar untuk tempat air es
- Tea pot : poci untuk tempat the
- Coffee pot : poci untuk tempat kopi
- Ice bucket : sejenis ember kecil yang terbuat dari logam, yang gunanya untuk tempat es batu
- Champagne/wine cooler : sejenis ember yang terbuat dari logam, berukuran sedang yang digunakan unuk mendinginkan champagne
- Wine cooler stand : tempat untuk menyangah/meletakkan wine cooler
- Lobster pick : semacam, garpu kecil panjang untuk mengambil daging udang untuk diletakkan di atas piring makan, tetapi bukan garpu makan
- Lobster tongs : penjempit untuk memegang kulit udang besar
- Snail tongs : berpasangan dengan snail forks untuk menjepit kulit kerang
- Ashtray : asbak untuk abu rokok, yang diletakkan di atas meja makan
- Candle set : tempat lilin dengan cerobong dari kaca yang dipasang di atas meja makan terutama pada acara candle light dinner, sedangkan candle labra dipasang dimeja buffet
- Rechaud : alat pemanas makanan yang berupa lempengan baja dengan aliran listrik gunanya untuk memanaskan makanan yang ada di atas meja dorong, gueridon
- Bread basket : keranjang tempat roti untuk diletakkan di atas meja makan
- Platter : piring lodor dengan berbagai ukuran, berbentuk lonjong, bulat dan persegi panjang, banyak digunakan dalam pelayanan ala Rusia, Perancis maupun untuk acara buffet
- Vegetable bowl : tempat/mangkok sayuran beserta hidangan utama pada pelayanan gaya Rusia dan Perancis
- Gravy boat : disebut juga sauce boat, tempat untuk menyajikan saus dengan bentuk yang mirip perahu
- Tray : baki yang berbentuk bulat, ada beberapa ukuran umumnya untuk menyajikan minuman, hidangan pembuka, sup, salad dan hidangan penutup, snack, untuk membawa gelas, cutleries dll, sedangkan yang berbentuk persegi panjang besar umumnya untuk menyajikan hidangan utama.
- Glassware: peralatan yang terbuat dari gelas.
- Water goblet : gelas untuk menyajikan air es
- White wine glass : gelas untuk menyajikan anggur putih
- Red wine glass : gelas untuk menyajikan anggur merah
- Champagne glass : gelas untuk menyajikan champagne
- Beer glass : gelas untuk menyajikan bir
- Tumbler glass 6 oz : gelas untuk menyajikan jus
- Tumbler glass 8 oz : gelas untuk menyajikan soft drink
- Chinaware/crockery (pecah belah): barang keramik yang dibuat dari bahan tanah liat yang diproses dengan pemanasan yang tinggi.
Sumber: Marlina, Erna. 2010. Modul Housekeeping Untuk SMK. Jakarta: Yudhistira
Score: 85 its quite good
BalasHapus